7 Tugas Resepsionis Hotel Dalam Melayani Tamu Yang Berkunjung

tugas resepsionis hotel

Tugas resepsionis hotel sekilas jika orang melihatnya seakan sangat mudah sehingga banyak orang yang merasa mampu untuk melakukannya.

Padahal melakukan banyak tugas dan tanggung jawab posisi bagian front desk tersebut sebenarnya bisa jadi sulit dan melelahkan.

Pada dasarnya posisi ini memang merupakan barisan pertama yang harus dapat melayani tamu serta menyambut tamu dengan optimal.

Sebagai representasi hotel yang paling terlihat, tentunya lebih banyak beban yang membuat pekerjaan posisi tersebut tidak dapat dikatakan sederhana.

Bagi yang merasa penasaran apa saja tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan sehari-hari, berikut ini beberapa di antaranya.

1. Tugas Resepsionis Utama Dalam Menyambut Tamu

Pertama-tama tugas seorang resepsionis adalah memberikan salam serta menyambut tamu hotel yang baru saja datang.

Sangat penting untuk memberikan perilaku yang ramah selama berhubungan dengan tamu yang datang untuk berkunjung.

Contohnya memberikan senyuman hangat serta menyapa dengan kata-kata sopan.

Jangan sampai memberikan wajah masam yang tidak menyenangkan.

Sehingga nantinya para tamu akan merasa senang dan puas dengan layanan yang diberikan saat pertama kali datang.

Baca juga: 8 Manfaat Tata Ruang Kantor yang Akan Membuat Anda Merasa Nyaman

2. Melayani Kebutuhan Tamu Secara Umum

Selanjutnya tugas yang umumnya dikerjakan pastinya harus sanggup melayani tamu setiap hari secara cekatan dan sopan.

Mulai dari kebutuhan akan fasilitas yang diperlukan, hingga kebutuhan lainnya seperti menitipkan pesan dan barang.

Semua harus dapat dilakukan dengan sigap dan cekatan, jangan sampai salah dalam memberikan layanan dan pastikan tamu merasa puas.

Pastikan bahwa kebutuhan tamu terpenuhi sepenuhnya sehingga tamu merasa puas dan berniat untuk datang kembali ke depannya.

3. Memberikan Informasi Memadai Pada Tamu Yang Datang

Posisi ini harus dapat memberikan informasi yang memadai terkait hotel maupun peraturan dan prosedur yang berlaku di dalamnya.

Maka dari itu sejak awal mereka harus dapat menjelaskan secara rinci apa saja hak serta kewajiban para tamu yang berkunjung.

Hal ini termasuk juga menjelaskan informasi proses check in maupun check out para tamu hotel nantinya.

Selain itu juga memberikan informasi terkait administrasi dan segala hal yang berkaitan dengan pembayaran.

Seorang resepsionis harus memiliki kemampuan dalam memberikan arahan yang tepat, serta menyampaikan informasi dengan baik dan sopan.

4. Tugas Resepsionis Hotel Termasuk Menerima Telepon

Tidak hanya memberikan pelayanan secara langsung, tetapi seorang resepsionis juga harus menerima telepon dari pihak manapun.

Entah itu panggilan dari para tamu hotel yang memerlukan sesuatu, maupun telepon dari pihak luar yang ingin menanyakan hal tertentu.

Hal ini juga membuat posisi ini umumnya diisi oleh lulusan sma smk dengan kemampuan berbahasa yang cukup baik.

Tujuannya supaya dapat menyatakan setiap hal secara sopan, termasuk jika harus melayani tamu asing dengan bahasa tertentu.

Baca juga: 6 Cara Mengundurkan Diri dari PNS yang Wajib Dicatat

5. Tugas Resepsionis Dalam Menerima Keluhan Para Tamu Hotel

Siapa sangka bahwa seorang resepsionis hotel ternyata harus dapat melayani keluhan yang diberikan oleh para tamu hotel.

Tentu saja hal ini bukan hal yang menyenangkan bagi sebagian orang.

Mendengarkan keluhan membutuhkan kesabaran yang tinggi serta pemikiran yang jernih untuk dapat memberikan solusinya.

Maka dari itu hal ini bukan hal yang mudah untuk dilakukan, bahkan tidak semua orang sanggup untuk menjalankannya.

Dalam menerima keluhan juga tidak diperkenankan untuk menjawab dengan emosi tinggi, supaya tamu merasa tenang.

Selain itu harus dapat mengendalikan emosi tamu yang sedang marah dengan jawaban yang memuaskan.

6. Berkomunikasi Dengan Bagian Lain Yang Terkait Untuk Melayani Tamu

Untuk menjadi sesesorang dengan posisi front desk ini, komunikasi merupakan hal yang penting dan harus dikuasai semaksimal mungkin.

Hal ini karena seorang resepsionis harus dapat berkomunikasi dengan banyak orang termasuk para tamu dan memahami kebutuhan mereka.

Perlu diketahui bahwa setiap tamu yang datang bisa jadi memiliki keperluan dan keinginan yang bermacam-macam.

Tamu pribadi yang membawa keluarga mungkin saja memiliki keperluan yang tidak sama dengan tamu perusahaan yang datang untuk berbisnis.

Oleh sebab itu posisi ini harus dapat memahami dengan baik tingkat kebutuhan serta apa yang harus dilakukan untuk memenuhinya.

Kemudian mengkomunikasikan dengan divisi terkait untuk memastikan tamu mendapatkan layanan yang mereka butuhkan.

Misalnya kebutuhan memesan makanan pada pihak restoran, atau ingin memberikan laundry pada jasa laundy hotel, dan sebagainya.

7. Membuat Laporan Tingkat Hunian Kamar

Tugas lainnya yaitu termasuk membuat laporan harian terkait tingkat hunian kamar hotel pada hari tersebut.

Umumnya posisi inilah yang memiliki akses untuk mencatat berapa jumlah tamu yang datang pada hari itu.

Termasuk juga memiliki informasi mengenai persentase hunian kamar hotel.

Sehingga dari catatan laporan yang diberikan dapat terlihat bagaimana kondisi reservasi hotel, apakah sudah penuh atau masih tersedia.

Hal ini juga yang membantu pihak manajemen hotel menentukan langkah-langkah pemasaran selanjutnya.

Jadi, jangan sampai menyepelekan laporan dari pihak resepsionis, karena walau terkesan mudah dan sederhana namun sangat penting.

Baca juga: Tugas Staff Administrasi Keuangan: 10 Gambaran yang Wajib Anda Tahu

Itulah tadi beberapa tugas resepsionis hotel mulai dari tanggung jawabnya yang cukup sederhana hingga yang sulit dan melelahkan.

Dalam melaksanakan semua tugas yang ada di atas, tentu saja mereka harus selalu melakukan yang terbaik dengan senyuman ramah.

Posisi ini memang selalu dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam menangani tamu maupun cekatan dalam menyelesaikan permintaan pengunjung.

Maka dari itu jangan sekali-sekali menganggap pekerjaan tersebut adalah hal yang remeh dan tidak dapat dikerjakan siapa saja.

Tanpa memiliki kesabaran tinggi dan sifat pantang menyerah, tentu saja akan sulit untuk menjadi seorang front desk secara maksimal.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar anda diproses.