Pengertian Arsiparis dan 13 Tupoksi Pengarsipan yang Anda Wajib Tahu

pengertian arsiparis

Pengertian arsiparis harus diketahui banyak orang karena alasan. Bukan sekedar untuk tahu-tahu saja, karena ternyata arsiparis adalah profesi yang sangat penting namun tidak banyak anak bangsa yang berkeinginan bekerja dengan profesi ini atau sekedar tahu-menahu apa itu arsiparis. Status arsiparis bisa dengan cara mendaftar pegawai negeri sipil, bisa juga menjadi karyawan swasta.

Lantas, apakah arsiparis itu? Arsiparis adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan pengarsipan. Siapa saja yang memiliki profesi ini akan melalui pendidikan formal atau pelatihan supaya bisa berkompeten dalam bidang ini.

Menjadi arsiparis tentunya memiliki tugas, dan jika berbicara lebih spesifik, tidak hanya punya tanggung jawab pada kearsipan saja. Ada tugas-tugas mendetail yang harus dilakukan.

Tugas dan Kewajiban Berdasarkan Pengertian Arsiparis

Anda telah mengetahui pengertian arsiparis, di atas juga telah dijelaskan bahwa ada tugas yang sifatnya detail dari profesi ini. Berikut adalah 13 tugas dan kewajiban seorang arsiparis menurut Undang-undang. Lebih tepatnya, tugas pengelolaan arsip dinamis menurut Pasal 8 ayat 3a tentang jabatan fungsional kepengurusan arsipnas.

1. Membuat Laporan Evaluasi dan Penilaian Arsip

Tugas yang pertama dari seorang arsiparis adalah untuk membuat sebuah laporan. Laporan yang isinya sebuah evaluasi di bidang tersebut dan kemudian melakukan penilaian.

2. Membuat Laporan Pelayanan Arsip

Ada juga laporan lainnya yang tak sekedar sebuah evaluasi. Arsiparis juga punya hak untuk membuat laporan pelayanan.

3. Mendaftarkan Arsip yang Diserahkan

Terkadang sebuah arsip harus diserahkan ke pihak lain, entah pihak dari instansi yang sama atau di luar instansi. Siapa yang bisa melakukannya adalah arsiparis.

4. Mendaftarkan Arsip yang Dimusnahkan

Ada arsip yang diserahkan, juga ada yang dimusnahkan. Mendaftarkan sebuah arsip untuk dimusnahkan adalah hak arsiparis.

5. Membuat Persetujuan Pemusnahan Arsip

Tidak hanya untuk mendaftarkan arsip yang harus dimusnahkan saja, arsiparis juga punya hak untuk membuat lembar persetujuan atas dimusnahkannya sebuah arsip. Terlebih jika sudah masuk jadwal retensi.

6. Membuat Jadwal Retensi Arsip

Arsip tidak disimpan untuk selamanya, ada durasi waktu yang dimiliki sebuah dokumen untuk diarsipkan. Durasi waktu ini disebut sebagai jadwal retensi. Arsiparis memiliki kewenangan untuk membuat jadwal retensi dari sebuah asip.

7. Memindahkan Arsip

ilustrasi arsip

Suatu waktu, arsip yang berwujud dokumen harus dipindahkan. Dengan pertinbangan yang ada dan keputusan yang mendukung, ini juga menjadi tugas seorang arsiparis.

8. Membuat Daftar Arsip Vital

Ada arsip yang biasa juga ada yang dianggap sangat penting. Bisa disebut sebagai arsip vital, tugasnya arsiparis lainnya adalh untuk membuat daftar arsip-arsip yang sifatnya vital. Jika sudah, maka jadi akan lebih mudah untuk menata arsip-arsip yang ada.

9. Membuat Daftar Arsip yang Dialih Media

Arsiparis lah yang memutuskan apakah sebuah arsip boleh dipublikasikan atau dialih media atau tidak. Dan tentunya ini dilakukan dengan pertimbangan pihak-pihak yang berwenang.

10. Membuat Daftar Arsip Terjaga

Arsip tentu harus terjaga sepanjang waktu. Kalau tidak penting informasi di dalamnya maka juga tidak harus dijaga. Di sini lah tugas arsiparis selanjutnya, yaitu untuk membuat daftar arsip terus terjaga.

11. Membuat Salinan Otentik Arsip Terjaga

Mungkin di suatu waktu ada arsip yang sangat penting atau bersifat sangat rahasia. Jika demikian, maka harus ada salinan dari arsip ini. Atau mungkin, arsip ini dibutuhkan oleh pihak lain, karenanya arsiparis akan membuatkan salinan supaya arsip yang asli terus terjaga dengan baik.

12. Memverifikasi Arsip Aktif yang Autentik

Tugas selanjutnya adalah untuk melakukan verifikasi arsip yang masuk ke bidang kearsipan. Di sini, tugas arsiparis adalah memastikan arsip yang masuk untuk disimpan sifatnya asli atau otentik. Sangat penting untuk memastikan keaslian dari data atau arsip yang memang harus disimpan.

13. Melakukan Registrasi Arsip

Yang namanya arsip dalam suatu instansi atau lembaga pastinya akan bertambah terus seiring bertambahnya waktu. Tentu tidak masalah, malahan arsip-arsip dari data-data yang ada ini harus diolah dengan baik. Siapa yang melakukannya tentu saja adalah arsiparis.

Arsiparis juga bertugas dalam meregistrasikan arsip yang masuk untuk kemudian disimpan. Akan ada ruangan dan tempat spesifik untuk menyimpan arsip-arsip ini. Bukan sekedar ditaruh, diurutkan pun juga harus, arsiparis akan melakukannya upaya arsip yang ada tersimpan dengan baik.

Itulah ulasan mengenai pengertian arsiparis. Tentunya, informasi di atas sangat mudah untuk dipahami sebagai wawasan awal tentang apa saja tugas yang dimiliki arsiparis profesional. Sebagaimana yang telah dijelaskan, arsiparis sebenarnya adalah profesi yang sangat penting, baik di kalangan pemerintah, instansi, maupun perusahaan. Siapa saja yang ingin menjadi arsiparis harus mengikuti pendidikan formal atau kepelatihan terlebih dahulu.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.