7 Fungsi Nomor Surat Dalam Pembuatan Surat Dinas Resmi

fungsi nomor surat

Membuat surat dinas merupakan salah satu hal yang sering dilakukan, entah itu bagi pegawai swasta maupun pegawai pemerintahan.

Sebagai surat resmi yang berisi penugasan, bagian surat tentu harus mencantumkan berbagai macam hal.

Di antaranya penulisan yang tepat tentang format surat hingga mencantumkan nomor surat beserta kodenya.

Dimana fungsi nomor surat ini merupakan salah satu hal terpenting yang harus diperhatikan.

Maka dari itu sebaiknya pahami secara menyeluruh bagaimana cara membuat surat yang baik dan benar terlebih dahulu.

Perhatikan fungsi tanggal dalam surat, hingga bagaimana cara memberikan lampiran surat untuk informasi yang lebih lengkap.

Terlebih dalam hal menuliskan nomor surat di bagian awal.

Supaya lebih jelas, berikut ini beberapa fungsi dari melakukan penomoran surat terutama pada surat dinas.

Fungsi Nomor Surat Sebagai Syarat Penulisan Surat

Fungsi pertama yang paling umum dari pemberian nomor surat yaitu sebagai syarat resmi dalam penulisan surat dinas.

Dalam sebuah surat dinas yang ditujukan pada pegawai tertentu, penulisan nomor surat ini sifatnya wajib dilakukan.

Sehingga harus tertera secara jelas di bagian atas surat dinas sebelum menuliskan isi surat secara lengkap.

Lebih lanjut, sebuah surat dinas resmi tentu tidak lengkap tanpa adanya penomoran yang dilakukan secara teratur sesuai ketentuan.

Baca juga: Sanksi Bagi PNS yang Korupsi: Apakah Anda Tahu 11 Fakta Ini?

Untuk Menyesuaikan Dengan Aturan

Umumnya nomor surat merupakan susunan nomor urut dalam penulisan sebuah surat.

Meliputi kode surat, tanggal pembuatan, bulan pembuatan, serta tahun pembuatan surat.

Hal ini sesuai dengan aturan resmi yang diberlakukan dalam menerbitkan surat resmi.

Terutama jika dikeluarkan oleh instansi terkait yang cukup penting.

Sebagai contoh nomor surat yang ditulis dengan nomor 12.010/DP-KM/IX/2019.

Disini 12.010 merupakan kode surat dan nomor urutnya.

Kemudian DP-KM adalah nomor instansi terkait yang mengeluarkan surat dinas tersebut.

Sementara IX adalah bulan pembuatan dan 2019 adalah tahun pembuatan surat.

Mempermudah Dalam Mengkategorikan Surat

Fungsi nomor surat berikutnya yaitu untuk mempermudah instansi maupun kantor dalam mengkategorikan surat yang dikirim.

Patut diketahui bahwa menurut aturan format kode surat yang keluar harus berbeda-beda.

Kode surat penugasan tidak sama dengan kode surat untuk informasi.

Demikian juga kode surat untuk permohonan tidak akan sama dengan kode surat untuk keterangan ataupun surat rekomendasi.

Suatu instansi umumnya memiliki aturan dasar yang baku mengenai kode untuk kategori surat tersebut.

Dengan mencantumkan secara tepat nomor surat di bagian atas, tentu saja hal ini secara tidak langsung termasuk menuliskan kode surat tersebut.

Sehingga nantinya tujuan dari dikeluarkan surat tersebut cukup jelas.

Terutama dalam mengeluarkan surat dinas yang sifatnya merupakan penugasan secara resmi.

Baca juga: Pengertian Kode Etik PNS: 5 Proses Hukuman Disiplin

Memudahkan Kegiatan Arsip

Menuliskan nomor surat secara lengkap juga berfungsi untuk memudahkan kantor atau instansi dalam melakukan kegiatan arsip.

Sebagai surat resmi, tentu saja surat dinas merupakan jenis surat yang harus diarsipkan dengan baik.

Sehingga dalam melaksanakan pengarsipan surat ada ketentuan yang harus ditepati juga.

Disinilah nomor surat membantu memberikan informasi tentang jenis dan maksud surat tersebut.

Sehingga dalam melakukan pengarsipan juga dapat menyesuaikan dengan jenis dan kelompok surat dengan tepat.

Jika diperlukan di kemudian hari, tentu tidak akan sulit untuk menemukannya kembali.

Terutama bisa jadi setiap instansi memiliki ketentuan yang sedikit berbeda, sehingga nomor surat harus disesuaikan.

Fungsi Nomor Surat Untuk Mengetahui Jenis Surat

Nomor surat juga dapat menjadi sarana untuk mengetahui jenis surat tersebut.

Mengacu pada informasi berikut ini, ada beberapa kode yang diterapkan dalam pengiriman surat sebuah instansi.

Misalnya untuk Surat Keputusan memiliki nomor 01, sementara untuk Surat Tugas memiliki nomor 08.

Dengan demikian tentunya nomor surat dapat mempermudah untuk mengetahui jenis surat.

Hal ini terutama untuk memahami isi surat secara jelas, seperti saat menulis surat mandat dan surat tugas.

Keduanya seolah-olah terlihat sama, namun memiliki kode yang berbeda.

Sehingga dengan melihat kode, maka pembaca dapat memahami maksud surat tersebut secara jelas tanpa potensi adanya kesalahan.

Lain halnya tanpa nomor kode, pastinya berpotensi menimbulkan salah paham pada pembacanya.

Fungsi Nomor Surat Sebagai Bukti Surat Resmi

Adanya nomor surat pada suatu surat dinas juga dapat berfungsi untuk menyatakan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi dari instansi terkait.

Sering kali ada banyak resiko seseorang menerima surat dengan pengirim yang kurang jelas.

Dimana hal ini digunakan oleh pihak terkait yang memiliki maksud kurang baik.

Maka dari itu nomor surat membantu memastikan resmi tidaknya sebuah surat.

Baca juga: 9 Poin Penting tentang PNS Tidak Boleh Poligami

Membuktikan Keaslian Surat

Berkat adanya nomor surat tentunya akan membantu membuktikan keaslian surat.

Karena pada dasarnya penomoran harus dilakukan secara akurat sesuai kode dan aturan yang ditetapkan.

Sehingga penugasan dinas yang tercantum juga bersifat resmi untuk dapat diambil tindakan lebih lanjut.

Itulah beberapa fungsi nomor surat yang sebaiknya dipahami lebih dulu sebelum melayangkan surat dinas secara resmi.

Sehingga dengan mengetahui fungsi serta maknanya, secara tidak langsung penulisan surat sudah memenuhi ketentuan.

Dengan demikian maka lebih mudah bagi instansi terkait untuk mengetahui kategori dan tujuan surat dinas tersebut.

Di sisi lain dengan adanya penulisan nomor surat beserta kode yang jelas, maka penerima juga bisa memahami maksud dan inti surat sejak awal.

Sehingga penerima surat dapat memastikan lebih lanjut isi dari bagian surat tersebut.

Termasuk dapat membantu menghindarkan dari resiko keraguan apakah surat tersebut asli atau tidak.

Dengan demikian tentunya resiko terjadi kesalahan tanggapan mengenai isi surat juga dapat diminimalkan.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.