Apa Itu Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran?

apa itu otomatisasi dan tata kelola perkantoran

Artikel ini akan memberi Anda gambaran tentang apa itu otomatisasi dan tata kelola perkantoran. Dimulai dengan pengenalan program studi OTKP, apa saja misi program, prospek kerja dan keunggulan yang dimiliki lulusan dari jurusan ini.

Tulisan berikut dikhususkan untuk Anda yang ingin tahu lebih banyak tentang jurusan ini, serta membantu dalam pemilihan karir di masa depan.

Apa Itu Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran?

Otomatisasi dan tata kelola perkantoran, disingkat OTKP, sebenarnya bukan jurusan yang baru. Dulunya bidang studi ini bernama Administrasi Perkantoran.

Otkp atau dulunya administrasi perkantoran (ap) adalah salah satu jurusan di sekolah menengah kejuruan smk

Tapi karena perubahan kurikulum pendidikan di tingkat nasional, dimana KTSP yang berganti menjadi Kurikulum 2013 (K-13), maka nama jurusan ini pun berganti.

Gambaran besar tentang OTKP adalah jurusan yang mempelajari tentang bagaimana otomatisasi dan tata kelola kantor dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya di tempat kerja.

Bidang ini walaupun berfokus pada bidang keahlian bisnis dan manajemen, tapi juga melintasi banyak disiplin ilmu termasuk dunia usaha teknologi informasi, sumber daya manusia, akuntansi, dan hukum.

Secara umum, otomatisasi kantor dapat merujuk pada teknologi apa pun di tempat kerja yang meningkatkan efisiensi.

Istilah ini juga sering digunakan untuk merujuk pada teknologi yang mengotomatiskan tugas-tugas kantor, atau memungkinkan pekerja kantoran atau perusahaan untuk menggunakan lebih sedikit sumber daya dan menyelesaikan pekerjaan lebih banyak.

Tata kelola perkantoran biasanya merupakan proses yang melibatkan pembuatan kebijakan, aturan, dan prosedur tentang bagaimana kantor organisasi tertentu akan berfungsi.

Proses tata kelola yang baik biasanya melibatkan serta memastikan bahwa semua unsur/pegawai agar mematuhi kebijakan dan prosedur kantor itu.

Misalnya, jika kantor tempat Anda praktik kerja nanti adalah kantor kelurahan di desa, kemungkinan Anda akan memegang atau membantu proses tata kelola pelayanan yang ada di kantor kelurahan.

Untuk pelayanan yang ada di kantor kelurahan atau kantor yang lain, silahkan Anda buka sendiri di internet. Informasi pelayanan publik biasanya terbuka untuk diakses oleh masyarakat luas.

Baca juga: 8 Manfaat Tata Ruang Kantor yang Akan Membuat Anda Merasa Nyaman

Apa Saja yang Dipelajari di Jurusan OTKP

Kurikulum OTKP pada dasarnya terbagi tiga, yakni: muatan nasional, muatan kewilayahan/lokal dan muatan peminatan kejuruan. Muatan yang dimaksud disini adalah kumpulan pelajaran/bidang studi.

Saat kelas X biasanya Anda akan lebih banyak belajar muatan nasional dan lokal. Nanti saat kelas XI dan XII barulah kebanyakan muatan peminatan kejuruan.

Muatan peminatan kejuruan sendiri terbagi 3 yakni:

  • dasar bidang keahlian, yang terdiri dari pelajaran: simulasi dan komunikasi digital, ekonomi bisnis, administrasi umum dan ilmu pengetahuan alam.
  • dasar program keahlian, yang terdiri dari pelajaran: teknologi perkantoran, korespondensi dan kearsipan.
  • kompetensi keahlian, yang terdiri dari pelajaran: otomatisasi tata kelola kepegawaian, otomatisasi tata kelola keuangan, otomatisasi tata kelola sarana dan prasarana, otomatisasi tata kelola humas dan keprotokoleran, produk kreatif dan kewirausahaan

Baca juga: 9 Jenis Fitur dan Fungsi Perangkat Lunak Aplikasi Perkantoran

Prospek Kerja Jurusan OTKP

Jurusan otomatisasi dan tata kelola perkantoran adalah bidang yang luas dan lulusannya punya banyak peluang untuk masuk ke berbagai bidang dan perusahaan, selama tempat tersebut memiliki kantor. Prospek kerjanya antara lain:

Staf administrasi

bertanggung jawab untuk mengelola fungsi sehari-hari sebuah kantor. Mereka mengelola administrasi, serta mengoordinasikan kegiatan bidang-bidang yang berbeda, merencanakan dan menerapkan kegiatan, dan menerapkan keahlian manajemen perkantoran dalam mengoperasikan kantor.

Staf administrasi dibagi menjadi tiga bidang yang berbeda: staf yang menangani informasi rahasia (keuangan dan pimpinan), staf yang menangani pekerjaan administrasi, dan staf umum.

Staf operasional pameran/eksibisi/acara

bertanggung jawab atas jalannya pameran sehari-hari. Mereka memastikan bahwa pameran siap dibuka, semua objek pameran ada di tempatnya dan bahwa berbagai area dan ruang siap digunakan.

Staf juga berkoordinasi dengan area lain di museum atau tempat pameran serta berhubungan dengan kontraktor dan vendor.

Sekretaris/Front Office

bertanggung jawab punya pengetahuan keterampilan dan sikap dalam melakukan pekerjaan administrasi perusahaan. Mereka biasanya orang pertama yang dilihat karyawan lain ketika mereka memasuki kantor mereka dan orang terakhir yang mereka lihat ketika mereka pergi.

Mereka bertanggung jawab untuk membuat catatan selama rapat, melacak dokumen penting, dan mengelola tugas sehari-hari yang perlu dilakukan.

Mereka menjawab telepon, memberikan informasi kepada publik, dan mengoordinasikan korespondensi yang perlu dikirim.

Asisten pribadi

bertanggung jawab sesuai dengan kebutuhan atasannya. Pekerjaan asisten pribadi dapat sangat bervariasi tergantung pada kebutuhan atasan mereka.

Beberapa asisten pribadi terutama bertanggung jawab untuk mengawasi logistik bisnis, sementara yang lain membantu pekerjaan dan operasi sehari-hari.

Beberapa asisten pribadi membantu pekerjaan kantor atasan mereka, seperti mengatur atau membuat janji temu. Sementara yang lain membantu atasan mereka dengan proyek pribadi seperti menjadwalkan acara sosial atau merencanakan acara mereka.

Baca juga: Prospek Kerja Ilmu Administrasi Negara: 10 Profesi yang Dapat Anda Geluti

Bagian human resource

bertanggung jawab dalam perekrutan dan pelatihan pekerja baru, membuat deskripsi pekerjaan dan siapa yang mengisi pekerjaan tersebut, dan mengelola masalah karyawan.

Pada dasarnya bertanggung jawab atas semua aspek manajemen sumber daya manusia dalam sebuah kantor.

Staf humas dan keprotokolan

bertanggung jawab mempromosikan perusahaan atau individu. Hal ini dilakukan dengan menciptakan dan mengelola hubungan dengan publik, media, dan pemangku kepentingan dalam mempengaruhi dan membentuk opini publik.

Layanan public relation juga digunakan oleh pemerintah, kelompok advokasi, dan perusahaan untuk mengelola citra publik mereka.

Bagian humas juga digunakan dalam melakukan survei opini dan riset pasar.

Pekerjaan seorang anggota staf hubungan masyarakat termasuk menyusun rilis berita, melakukan wawancara publik, dan membuat konten untuk situs web perusahaan.

Mereka juga bertanggung jawab untuk merencanakan konferensi pers dan menangani hubungan media.

Staf administrasi keuangan

bertanggung jawab untuk mengelola dan mengawasi pelaksanaan aspek keuangan tim atau organisasi.

Staf memiliki berbagai tanggung jawab termasuk akuntansi, penganggaran, pengadaan, dan sumber daya manusia.

Peran staf adalah merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, atau mengendalikan beberapa kegiatan.

Tugas staf bagian keuangan juga untuk memastikan bahwa organisasi memenuhi target keuangannya dengan menyiapkan laporan keuangan dan prakiraan.

Staf perpustakaan

bertanggung jawab untuk merawat perpustakaan dan mengatur buku dan bahan lainnya. Mereka juga melacak semua buku yang dipinjam oleh pelanggan.

Staf yang bekerja di perpustakaan sebagian besar bertugas membantu para pustakawan dalam melaksanakan tugasnya. Pustakawan adalah orang yang menangani pembacaan, evaluasi, dan pengorganisasian bahan pustaka, atau profesi yang menangani tugas-tugas tersebut.

Pustakawan juga merupakan anggota kepustakawanan, yang meliputi kegiatan dan bidang penelitian yang berhubungan dengan perpustakaan dan layanan perpustakaan.

Guru SMK

adalah karir yang menantang dan bermanfaat. Mereka bertanggung jawab mengajarkan siswa dalam menyelesaikan tuntutan tugas yang diberikan.

Mereka juga mempersiapkan siswa menjadi tenaga kerja terampil dengan mengajari mereka keterampilan yang akan membantu mereka berhasil setelah lulus dari sekolah.

Staf bandara

bertanggung jawab atas operasi harian bandara. Mereka bekerja untuk memastikan bahwa perjalanan udara berjalan dengan aman dan efisien.

Anggota staf bandara dapat dipekerjakan oleh bandara, lembaga pemerintah atau kontraktor swasta. Anggota staf bandara bertugas untuk memastikan bahwa bandara beroperasi secara aman, efisien, dan menguntungkan.

Mereka harus waspada dan siap bereaksi terhadap situasi apa pun. Mereka harus terampil dalam multitasking, tetapi juga dapat bekerja dengan tenang.

Mereka harus dapat bekerja dengan tingkat manajemen yang berbeda, seringkali bekerja sendirian dalam waktu yang lama dan harus mampu menangani tekanan.

Kesimpulan

Jurusan OTKP di SMK merupakan jurusan yang memiliki prospek kerja yang baik di masa akan datang. Hal ini dikarenakan tingginya permintaan akan tenaga kerja terampil yang melek teknologi serta memiliki pola pikir baru yang terhubung dengan dunia digital.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.

Exit mobile version