Cara Membuat Notulen Rapat : 10 Tips yang Bisa Anda Terapkan

Setiap perusahaan atau organisasi pasti memiliki sistem manajemen yang baik. Salah satu rangkaian kegiatan manajemen yang baik adalah dengan mencatat semua kegiatan organisasi, seperti rapat, seminar atau diskusi. Untuk itu, cara membuat notulen rapat adalah langkah risalah rapat yang wajib diterbitkan setelah berlangsungnya rapat, dengan notulis berfungsi sebagai pencatatnya, yaitu dengan meringkas rangkaian acara dari awal hingga akhir.

Umumnya risalah rapat ditulis dengan teks yang pendek, ringkas, jelas dan sistematis sesuai ketentuan yang berlaku. Selain itu, risalah rapat juga dapat digunakan sebagai dokumen acara yang diadakan.

Orang yang mencatat risalah rapat disebut “notulis”. Notulis selalu menghadiri rapat guna mencatat semua kegiatan rapat dan merangkum hasil rapat. Notulis berperan penting dalam merekam kegiatan rapat. Notulen tidak harus dari sekretaris, karena orang lain juga dapat melengkapi laporan sekretaris.

Komposisi Notulen rapat:

Pembukaan Notulen Rapat

Nama atau topik yang dibahas dalam pertemuan tersebut.

Tanggal dan tanggal pelaksanaan.

Waktu atau jam implementasi.

Tempat acara.

Unsur apa saja yang terlibat dalam pertemuan tersebut. Pada bagian ini Anda harus menuliskan siapa ketua, wakil ketua, sekretaris, wartawan (orang yang menulis risalah rapat) dan siapa pesertanya.

Isi Risalah Rapat

Kata sambutan.

Membaca keputusan.

Tutup waktu atau jam.

Akhir Notulen rapat

Di bagian ini, Anda harus menuliskan apa yang dibahas dalam catatan tertulis tentang pertemuan tersebut. Dalam risalah rapat harus dilampirkan judul jabatan, tanda tangan, dan nama pengurus, jabatan atau rencana pelaksanaan nasional.

Selain 3 bagian di atas, sebaiknya pencatat harus menuliskan 6 poin, yaitu:

Pertanyaan tematik mengemuka selama pertemuan diadakan.
Catat waktu atau tempat diskusi.
Catat jumlah peserta.
Mendengarkan dan menulis semuanya, termasuk diskusi yang sedang berlangsung.
Tuliskan kesimpulan atau hasil diskusi.
Rekam catatan tentang pertemuan tersebut.

Untuk mempermudah penulisan catatan, harap perhatikan hal-hal berikut:

Jumlah menit per halaman, terutama jika rapat cukup lama. Anda bisa menuliskan kronologi, tapi jangan lupa untuk menuliskan poin utama dari diskusi yang sedang berlangsung.
Berfokus pada keputusan dan tindakan, seperti data atau hasil rapat, mereka akan melaksanakan strategi dan kapan.
Menulis harus objektif, tidak perlu mencatat semua dan harus menghindari menulis tentang orang yang baru mengusulkan ide, membuat keputusan, atau membantahnya.
Jangan lupa berikan komentar, misalnya jika ada file referensi.

Bagaimana Cara Membuat/Mencatat Notulen Rapat?

Jika perlu bantuan, lakukanlah perekaman untuk merekam suara-suara saat rapat beberapa menit. Silahkan siapkan alat perekam. Setelah memahami struktur dan hal-hal yang biasanya ada dalam setiap risalah rapat, cobalah untuk mempertimbangkan beberapa tip Cara Membuat Notulen Rapat yang efektif:

1. Persiapan

Agar Anda dapat menyusun risalah rapat dengan lebih efektif, harap pastikan Anda mengetahui agenda rapat yang akan dibahas sebelum rapat dimulai. Catatan, alat tulis atau laptop untuk digunakan saat menyiapkan risalah rapat. Jika perlu, harap siapkan alat perekam. Hasil notulen rapat ini akan dapat digunakan sebagai pedoman rujukan atau untuk memperjelas sekali lagi lebih detail yang mungkin Anda lewatkan sebelumnya saat berlangsungnya rapat.

2. Tuliskan siapa di sana

Jangan lupa untuk menuliskan setiap peserta yang hadir saat rapat sedang berlangsung atau pun dengan mereka yang peserta telah diundang tetapi tidak bisa ikut berpartisipasi dalam rapat karena alasan tertentu.

3. Tuliskan poin-poin utama dari pertemuan tersebut

Meskipun tugas Anda adalah mencatat selama rapat, ini tidak berarti Anda harus mencatat semua detail tentang apa yang terjadi. Fokus pada percakapan yang terjadi selama rapat, lalu tuliskan ide dan poin utama, termasuk:

Apa yang harus didiskusikan.
Putuskan apa yang menjadi poin pokok pembahasan.
Apa yang dilakukan saat rapat berlangsung.
Apa langkah / tindakan selanjutnya dari hasil diskusi tersebut.
Jika ada diskusi atau debat, mohon catat secara singkat saja pendapat peserta kemudian tuliskan hasil keputusannya.
Tidak hanya bagaimana anda mencatat isi keputusan, terkadang anda juga perlu mencatat siapa dan bagaimana keputusan itu dibuat. Apakah berdasarkan hasil mufakat atau ditentukan oleh pengambil keputusan tertinggi yang hadir dalam rapat. Misalnya, ketua rapat menolak atau menentukan anggaran.

4. Bedakan fakta dan opini

Agar dapat menulis informasi yang sesuai, yang terbaik adalah mengetahui pernyataan mana yang merupakan fakta dan pendapat. Tujuan notulen rapat ini adalah untuk menekankan fakta daripada mengungkapkan pendapat, dan Anda dapat menggunakan peralatan perekam yang ada sebagai informasi tambahan. Dengan hanya menuliskan fakta, poin akhir dari pertemuan akan menjadi lebih sederhana dan jelas.

5. Lanjutkan ke langkah berikutnya secara detail

Pastikan untuk mencatat secara rincian tindakan yang akan diambil nantinya setelah rapat selesai. Ini termasuk dalam berbagai hal berikut ini:

Orang yang bertanggung jawab atas tindakan ini
Sumber daya apa yang dibutuhkan
Saat aksi rapat dimulai dan diakhiri
Mereka yang menghadiri pertemuan harus meninjau kemajuan dari tindakan ini.

6. Lakukan pemeriksaan terakhir

Setelah rapat usai, coba tinjau kembali poin-poin yang Anda buat dalam risalah rapat dengan peserta rapat. Sesuaikan atau klarifikasi sesuai kebutuhan. Pastikan bahwa semua keputusan, aktivitas, atau hal-hal yang perlu dicatat dengan jelas.

7. Kirim segera

Setelah dilakukan pengecekan, pastikan risalah rapat telah ditulis dengan jelas dan akurat, kemudian kirimkan hasil risalah rapat tersebut kepada seluruh peserta rapat yang hadir atau berhalangan. Namun ingat, Anda harus menyusun dan membagikan notulen rapat sesegera mungkin setelah rapat atau setidaknya satu jam setelah penghujung hari.

Pasalnya, dengan segera membuat dan membagikan rekaman rapat, Anda masih bisa memiliki memori baru dari hasil rapat tersebut. Jika Anda menemukan bahwa peserta telah mengoreksi catatan rapat Anda, Anda dapat segera memperbaikinya. Jangan lupa untuk melampirkan dokumen atau materi yang mendukung hasil rapat.

8. Mulailah dengan tinjauan tindakan

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi pencatatan rapat adalah dengan mereview kegiatan operasi rapat terakhir terlebih dahulu. Tuliskan ringkasannya sebelum rapat, sehingga Anda dapat dengan mudah mencatat perbandingan kemajuan tim. Anda juga dapat menghemat waktu karena Anda dapat dengan mudah menandai kemajuan rencana tindakan rapat terakhir, seperti pekerjaan selesai dan pekerjaan masih dalam proses.

9. Gunakan tabel

Anda dapat menggunakan format tabel saat menghabiskan beberapa menit dalam rapat. Membuat tabel yang terdiri dari tiga kolom yaitu item, ringkasan diskusi dan tindakan pemilik. Dengan cara ini, Anda dapat menuliskan poin-poin utama rapat dengan cepat dan mudah. Kemudian, ubah hasil yang tertulis di tabel menjadi teks notulen rapat yang benar untuk dibagikan dengan peserta setelah rapat.

10. Gunakan template

Jika perusahaan Anda memiliki templat catatan rapat standar, buatlah itu berdasarkan informasi referensi. Namun, jika Anda tidak memilikinya, Anda dapat membuat templat Anda sendiri berdasarkan versi Anda, atau memilih rekaman standar templat referensi yang dapat dengan mudah ditemukan di Internet. Menggunakan templat dapat menyederhanakan dan mempercepat pemrosesan menit rapat.

Oleh karena itu, Anda perlu memperhatikan beberapa hal saat menyusun Cara Membuat Notulen Rapat atau risalah rapat. Jadi pastikan kamu membuatnya secara lengkap dan lebih terstruktur serta tidak asal-asalan.

Lokasi:

Kiat Praktis Menjadi PNS Sukses - Ruang PNS